Comment bien choisir sa salle de réunion ?
- 2 décembre 2022
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La réunion peut être l’occasion d’un travail, d’un brainstorming, de bons moments, d’une conversation ou d’une présentation. Chaque réunion a son propre espace, et chaque espace est configuré différemment. Si déterminer le type de réunion que vous planifiez est la première chose à faire avant une réunion, déterminer la salle de réunion la mieux adaptée à vos besoins est la suivante.
Les normes pour un espace de réunion
Voici les six principales normes applicables à un espace de réunion : le prix, les commodités, les dimensions de la salle, l’emplacement, les heures d’ouverture et l’aménagement.
1- Le coût d'une salle de réunion
Le coût d’une salle de réunion est influencé par sa taille. En général, un grand espace de réunion coûte plus cher qu’un petit. Un espace de réunion situé près d’une gare ou dans un centre-ville animé est généralement plus cher.
Le coût d’une salle de réunion est déterminé par le nombre d’heures.
À Coser, nous avons pris la décision de simplifier le prix des salles de réunion. Le coût de chacune de nos salles est le même. Votre capacité à louer un espace de réunion à bas prix dépend de la fréquence à laquelle vous l’utilisez.
Le coût d’une salle de réunion ne change souvent pas en fonction du nombre de personnes qui l’utilisent, à moins que vous ne choisissiez des services supplémentaires comme un déjeuner par exemple.
2- Choisir l'équipement de la salle de réunion
La présence d’une technologie clé en main rend une salle de réunion utile. Généralement, une salle de réunion dispose d’un écran ou d’un projecteur pour les présentations et d’une surface d’écriture. Pour faciliter les vidéoconférences professionnelles, certains espaces de réunion disposent également de téléphones.
3- Choisir la bonne taille pour votre espace de réunion
La capacité d’une salle de réunion, ou le nombre de personnes qu’elle peut accueillir, est utilisée pour décrire la taille de la salle. Lorsque nous parlons de la capacité d’une salle, nous faisons généralement référence au nombre de places assises.
Vous ne vous sentirez pas à l’étroit si vous choisissez une salle dont la taille est adaptée à votre groupe. Toutefois, optez pour une salle de plus grande capacité si vous souhaitez un peu plus de confort ou d’espace pour les petits groupes.
4- L'emplacement
L’accessibilité de la salle peut influencer l’endroit où vous la placez. Les gens peuvent assister à votre réunion et utiliser les transports en commun ou le parking.
En outre, vous pouvez choisir un lieu en fonction de votre emploi du temps quotidien. Pour aller de pair avec une réunion itinérante, vous pouvez sélectionner un espace de réunion à côté d’un restaurant, d’un bar, d’un hôtel ou dans un parc.
5- Les horaires de disponibilité de la salle de réunion
Par exemple, de nombreuses salles de réunion sont ouvertes de 9 heures à 18 heures. Si vous souhaitez arriver préparé à l’avance ou légèrement débordé en fin de journée, tenez compte des horaires de la salle de réunion. En outre, une réunion le week-end peut s’avérer nécessaire.
Les espaces de réunion de Coser sont accessibles 24 heures sur 24.
6- Aménagement de l'espace de réunion
Le dernier facteur décisif est l’aménagement de votre salle de réunion. Vous devrez peut-être changer de salle de réunion tout au long de la journée, car une réunion peut comprendre une présentation, un atelier, une séance de formation… Il est préférable de choisir un aménagement approprié si la réunion a un seul objectif.
Des aménagements pour chaque type d’espace de réunion
La forme en U, le théâtre et le cercle sont les trois principales configurations de salles de réunion.
Choisir un espace de réunion en U
Dans une salle de réunion en forme de U, les participants sont assis les uns en face des autres, laissant le milieu inoccupé. Cela permet une communication directe. L’espace de réunion en U est également approprié pour une session de formation ou une présentation à un petit groupe.
Choisir un espace de réunion circulaire ou ovale
La conception la plus traditionnelle des salles de réunion est l’ovale ou le cercle. Cette conception est appropriée pour une variété de situations, y compris les réunions de comité et les séances de travail.
Conclusion
Les différents plans d’étage correspondent aux différents types de réunion. En choisissant l’espace idéal, vous pouvez sélectionner la configuration idéale et prendre plaisir à votre réunion. Chez Coser, vous trouverez la salle qui vous convient !
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