Quels sont les avantages d’un espace de travail flexible pour les entreprises ?

Si les bureaux traditionnels peuvent séduire les employeurs avec leurs emplacements permanents et attitrés, les espaces de bureau flexibles offrent aux employés la possibilité de choisir les zones qui répondent le mieux à leurs besoins. Ils peuvent également être facilement réorganisés pour s’adapter à différentes équipes ou aux évolutions des objectifs métier. Les espaces de travail flexibles visent à offrir aux employés divers emplacements et modes de travail.

Pour déterminer si un espace de travail flexible conviendrait à votre entreprise, continuez votre lecture pour découvrir ses avantages et recevoir des conseils sur la manière d’améliorer la flexibilité de vos locaux.

Quels sont les avantages d’un espace de travail flexible ?

Un espace de bureau flexible permet aux employés d’accéder aux ressources et aux espaces partagés nécessaires à leur travail, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité. Atteindre les objectifs devient plus facile lorsque l’entreprise propose des aménagements confortables et attrayants favorisant la créativité et évoluant au rythme des employés.

De plus, l’adoption d’un espace de bureau flexible peut aider les entreprises à réduire leurs frais généraux. Avec le développement du télétravail total ou partiel, les entreprises n’ont plus besoin de fournir autant d’espace individualisé qu’auparavant.

Depuis l’avènement de la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises qui persistent à exiger la présence physique de leurs employés au bureau rencontrent des difficultés à convaincre de nouveaux talents de les rejoindre. En revanche, celles qui offrent la possibilité aux employés de travailler depuis leur domicile, au moins plusieurs jours par semaine, réussissent mieux à attirer et à fidéliser leurs collaborateurs les plus précieux.

Promouvoir l’ouverture d’un espace de travail

La création d’un espace de coworking ouvert, permettant à de nombreux employés de travailler dans la même pièce, associée à la préservation de zones privatives pour garantir un environnement calme lorsque nécessaire, représente l’objectif central de la mise en place d’un bureau flexible.

Voici comment les entreprises peuvent bénéficier des espaces favorables au travail flexible :

1. Espaces ouverts pour stimuler la collaboration : les espaces de travail flexibles, dépourvus de murs et de bureaux privatifs, constituent un élément fondamental, favorisant la communication et la collaboration entre les employés de différents services.

2. Zones calmes : afin de contrer l’effet indésirable du bruit ambiant généré par les bureaux ouverts, il est essentiel d’être dans des zones calmes, telles que des espaces de bureaux privés, permettant aux employés de se concentrer sur leurs tâches sans être perturbés. Il peut s’agir d’un coin tranquille dans une pièce ou d’un bureau fermé où les employés peuvent se retirer pour finaliser un projet ou passer un appel téléphonique.

3. Postes de travail adaptables : le confort revêt une importance cruciale dans le concept du hot desking, impliquant l’attribution de bureaux aux employés de manière rotative ou en fonction des besoins plutôt que de dédier un bureau spécifique à un employé donné. Un espace de travail flexible comprend souvent une variété de postes de travail, tels que des bureaux assis-debout à hauteur réglable dans les zones communes, encourageant la mobilité des employés. 

Les entreprises peuvent également bénéficier des espaces détente avec des fauteuils confortables, des canapés et une luminosité naturelle pour créer des environnements accueillants propices au travail.

4. Stations d’accueil universelles : des stations d’accueil standardisées sont également cruciales pour les espaces de bureau flexibles et les postes de travail partagés, permettant aux individus de connecter leurs appareils à n’importe quel poste de travail, indépendamment de la marque de leur matériel.

En complément des postes de travail adaptables, l’utilisation de mobiliers modulables, tels que des tables pliables pour les réunions, peut être avantageuse. L’aménagement et le mobilier flexible offrent aux entreprises la possibilité de réaliser des économies, car ils peuvent réutiliser la plupart des équipements pour s’adapter à leur croissance et évoluer en fonction de leur dynamique économique.

Les entreprises optant pour des espaces de travail flexibles font face à la nécessité de garantir la sécurité et l’accessibilité des effets personnels des employés, tels que les ordinateurs, stylos, cahiers, et autres objets, sans bureaux spécifiques attribués de manière permanente. Pour simplifier la vie des collaborateurs dans un environnement de travail partagé et flexible, l’installation de systèmes de consignes électroniques intelligentes peut être une solution adaptée.

Ces consignes intelligentes offrent plusieurs avantages. Elles s’adaptent à l’évolution de l’environnement professionnel, assurant la sécurité des effets personnels de chaque employé, quel que soit le service auquel ils sont affectés. En l’absence de bureaux ou de boxes assignés de manière permanente, ce système assure la conservation sécurisée des objets personnels.

Un autre avantage des consignes intelligentes réside dans leur utilité pour les livraisons de colis. Les employés reçoivent des notifications de livraison et peuvent récupérer leurs colis de manière sans contact, à leur convenance, améliorant ainsi l’efficacité du processus de distribution. De plus, les services généraux peuvent surveiller facilement l’utilisation des consignes et optimiser le taux d’occupation.

Ces consignes intelligentes facilitent également les échanges entre les services, indépendamment des jours de présence de chacun. Elles permettent le partage sécurisé de dossiers et de documents confidentiels, la gestion de parapheurs pour signature, la remise de contrats, recommandés, matériel informatique, ainsi que la distribution de commandes de services de conciergerie électronique tels que fournitures, paniers bios, café, et clés de voitures.

Un espace de bureau flexible, combiné à des solutions intelligentes comme les consignes électroniques, apporte de nombreux avantages à une entreprise et à ses employés. Cela se traduit par une augmentation de la productivité, une amélioration de la satisfaction au travail, et un renforcement de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, contribuant ainsi à l’amélioration globale des performances de l’entreprise. 

En conclusion, l’adoption d’un espace de travail flexible, associé à des solutions innovantes telles que les consignes électroniques intelligentes, représente un pas significatif vers une organisation du travail moderne et efficiente. Ces systèmes assurent la sécurité des effets personnels des employés tout en favorisant la flexibilité et la mobilité au sein de l’entreprise. 

Les avantages vont au-delà de la simple conservation des objets personnels, englobant également l’optimisation des processus de livraison, la facilitation des échanges inter-services, et la création d’un environnement propice à la productivité et à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Ainsi, l’espace de travail devient une composante essentielle de la stratégie globale d’une entreprise en quête de performances et d’adaptabilité.