Techniques pour bien animer une réunion
- 15 février 2023
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Devenir un bon animateur de réunion ne se fait pas du jour au lendemain. Il faut beaucoup de patience, un apprentissage continu et de la confiance. Tout cela peut sembler accablant, mais avec un peu de pratique, tout le monde peut apprendre à animer une réunion comme un professionnel chevronné dans un espace de réunion.
Quel que soit le type d’animateur de réunion que vous êtes (Scrum Master, coach Agile, etc.), cette liste de compétences vous aidera à réussir dans toutes les situations de réunion imaginables.
Qu'est-ce qui fait un bon animateur de réunion ?
Aucune réunion ne peut se dérouler sans un animateur professionnel. Ce sont eux qui planifient, organisent et exécutent la réunion afin que le reste de l’équipe puisse se concentrer sur les tâches importantes et l’accomplissement du travail.
Dans cette optique, ces 11 conseils et compétences en matière de réunions constituent une excellente base pour commencer à animer des réunions de groupe.
1) Soyez un gourou de la planification des réunions
Si vous voulez être le meilleur animateur de réunion possible, la planification doit être votre deuxième prénom. La planification est au cœur de toutes les réunions. Si vous ne planifiez pas efficacement une réunion, vous vous retrouverez dans ce qui est essentiellement une conversation de groupe désorganisée.
L’animation d’une réunion dans un espace de réunion n’est pas une occasion de montrer vos talents d’improvisateur – une animation efficace commence par la préparation.
Les animateurs doivent prévoir qui sera présent à la réunion, où elle aura lieu, les points de discussion sur lesquels ils veulent se concentrer et les résultats qu’ils souhaitent obtenir. Il peut s’agir d’envoyer à l’avance des documents ou des notes à toutes les personnes qui seront présentes.
La planification n’a pas à être stressante non plus. Il existe de nombreux outils de transformation numérique qui permettent de planifier plus facilement que jamais, de n’importe où et à tout moment, en utilisant des modèles et des guides pour vous aider.
2) S'affirmer, ne pas faire peur
Les managers, les chefs d’équipe et les animateurs de réunion peuvent avoir tendance à se montrer effrayants ou intimidants, mais cela ne contribue guère à mettre les membres de l’équipe à l’aise pendant une réunion, surtout ceux qui sont introvertis ou silencieux au départ.
Il est préférable pour les animateurs de réunion de rester assertifs, afin de garder le contrôle et de guider la discussion au cours de la réunion sans mettre les participants mal à l’aise.
En fin de compte, un animateur de réunion doit avoir le contrôle de ce qui se passe dans une réunion. Vous devez veiller à ce que tous les participants restent concentrés sur leur tâche et à ce qu’aucune personne ne monopolise la conversation.
3) Restez positif et optimiste
S
i un animateur est négatif pendant une réunion, cela peut mettre tout le monde de mauvaise humeur, ce qui n’est pas bon pour le travail.
La positivité peut avoir un impact énorme tant sur la perception que sur le résultat d’une réunion.
L’animateur de la réunion doit être accueillant, ouvert d’esprit, optimiste et énergique afin de retenir l’attention et le respect de toutes les personnes présentes dans la salle de réunion. Cela permet de maintenir l’énergie de la réunion à un niveau élevé et favorise un environnement de collaboration.
4) Écoutez avec attention lorsque vous êtes dans une salle de réunion
La positivité et l’organisation sont très utiles, mais l’une des compétences les plus importantes qu’un animateur de réunion puisse posséder est la capacité d’écoute.
Il est essentiel d’écouter chaque personne présente à la réunion et de savoir reconnaître les signes qui indiquent que quelqu’un veut s’exprimer, mais qu’il n’est pas sûr de lui.
Si une personne domine la conversation et parle au détriment des autres, l’animateur de la réunion doit savoir quand intervenir et orienter la discussion dans une direction plus inclusive.
5) Ne perdez pas de vue l'heure
Il est important pour tous les participants de surveiller l’heure pendant une réunion.
Les participants à une réunion ne veulent pas rester plus longtemps que nécessaire, surtout si la réunion se déroule après les heures de travail. D’un autre côté, si une réunion est trop courte, il se peut qu’elle n’ait pas été assez longue pour aboutir à quelque chose.
L’animateur de la réunion doit avoir une heure en tête lorsqu’il planifie l’ordre du jour, suivre le temps pendant la réunion et savoir quand commencer à conclure pour que la réunion se termine à l’heure.
6) Avoir la capacité de s'adapter
Quiconque a participé à une réunion sait que, même lorsqu’il y a un plan, les choses peuvent mal tourner ou des idées inattendues peuvent émerger. Toute personne qui assume le rôle d’animateur de réunion doit avoir la capacité de s’adapter à toute nouvelle situation au pied levé.
Par exemple, un membre de l’équipe peut aborder un sujet totalement nouveau qui n’était pas prévu à l’ordre du jour, mais qui plaît à tout le monde et dont on veut discuter davantage. L’animateur doit savoir comment intégrer cette nouvelle idée à la réunion si le temps le permet, ou l’intégrer à une prochaine réunion en la notant et en remerciant le membre de l’équipe pour sa contribution.
7) Ne soyez pas partial
Que vous soyez animateur ou non, vous pouvez avoir une forte opinion sur un sujet et vouloir qu’elle soit entendue. C’est bien d’être enthousiasmé par un sujet ou de vouloir partager ses idées, mais les animateurs de réunion doivent rester neutres pendant la réunion et garder leurs préjugés pour eux.
Il n’y a pas de mal à avoir des commentaires ici et là, mais la conversation doit être menée par les participants à la réunion. L’animateur est le guide qui permet d’obtenir des résultats, et le fait d’avoir un parti pris peut orienter l’équipe vers des idées auxquelles elle n’adhère pas totalement.
8) Prévoyez l'objectif final
Les réunions sans but sont une recette pour perdre du temps. Souvenez-vous de l’objectif de la réunion et planifiez en conséquence.
C’est l’objectif principal qu’un animateur de réunion doit avoir en tête lorsqu’il se rend à une réunion. S’il n’y a pas d’objectif, la réunion n’aura pas de but.
Sachez quels sont les sujets qui doivent être abordés et pourquoi ces sujets sont abordés lors de cette réunion particulière.
Quels sont les défis et les obstacles auxquels votre équipe est confrontée ? S’il est possible de les identifier, cela devrait être le point central de votre réunion pour vous assurer d’obtenir le résultat souhaité de la discussion qui va avoir lieu.
9) Parlez avec confiance
Parler en public peut être stressant, même pour les personnes les mieux préparées. Pour les animateurs de réunion, il s’agit d’une compétence avec laquelle ils sont relativement à l’aise, après tout, ils seront devant un groupe pendant une longue période. Les membres de l’équipe qui sont ouverts et qui s’expriment bien font les meilleurs animateurs de réunion.
L’art oratoire s’améliore avec la pratique, donc si un animateur n’est pas totalement sûr de lui, il peut gagner en confiance en s’exprimant continuellement devant le groupe au fil du temps. Un autre bon moyen d’améliorer l’art oratoire est de faire appel à un co animateur pour répartir les tâches de présentation et atténuer le stress de se trouver devant une salle de réunion.
10) Posez de bonnes questions
Les animateurs qui posent des questions solides pour faire avancer la discussion sont idéaux. Lorsque de nouvelles idées sont soulevées, l’animateur sera en mesure de poser une question de suivi intelligente qui mènera à d’autres idées et à une conversation plus approfondie.
Si les idées et les sujets ne sont pas suivis, cela peut conduire à un arrêt ou à une accalmie dans la réunion. C’est pourquoi un animateur qui sait poser des questions et maintenir l’élan de la réunion est un atout.
11) Bien préparer l’espace de réunion
Bien préparer un espace de réunion est essentiel pour assurer le bon déroulement de la réunion. Tout d’abord, il est important de choisir un endroit calme et confortable, avec suffisamment d’espace de réunion pour tous les participants. Il est également important de prévoir les équipements nécessaires tels que les projecteurs, les ordinateurs et les tableaux blancs. Enfin, il est recommandé de préparer un ordre du jour détaillé pour la réunion et de le partager avec tous les participants avant la réunion, afin qu’ils puissent se préparer en conséquence. En respectant ces étapes, vous pourrez garantir une réunion productive et efficace.
Si vous travaillez dans un espace de coworking comme Coser, vous pouvez bénéficier d’une salle de réunion de qualité. En effet, Coser propose des salles de réunion modernes et bien équipées pour répondre à tous vos besoins. Les salles sont disponibles en fonction de vos besoins et peuvent être réservées à l’avance pour assurer leur disponibilité.
Les équipements tels que les projecteurs, les écrans de présentation et les tableaux blancs sont fournis, ce qui vous permet de vous concentrer sur le contenu de votre réunion plutôt que sur les détails logistiques. En outre, le personnel de Coser est toujours disponible pour vous aider à répondre à vos besoins et à résoudre tout problème que vous pourriez rencontrer.
