Le facility management : ce qu’il faut savoir !
- 8 mars 2023
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Le vaste champ d’application de la gestion des installations en fait un poste difficile à définir. Alors qu’un directeur commercial est directement responsable de la gestion des performances des vendeurs, les fonctions du facility management vont bien au-delà de la “gestion des installations”. Par conséquent, il est souvent difficile pour les entreprises de maximiser les avantages d’un bon facility manager.
Mais quelle est l'importance de la gestion des installations ?
Pour bien comprendre ce que fait un facility manager, ce dont il est responsable et l’effet qu’il a sur une entreprise, il est préférable de décomposer son champ d’action.
Cela signifie qu’il faut examiner de plus près les quatre principaux piliers de la gestion des installations : Les personnes, les processus, le bâtiment et la technologie.
Soutenir les personnes
L’objectif premier d’un gestionnaire d’installations est de créer un environnement de travail agréable pour les employés. Cela sert de nombreux objectifs plus larges, notamment attirer et retenir les meilleurs talents, améliorer l’efficacité et la productivité, et créer une culture d’entreprise positive. Les facility managers apportent un soutien aux employés de plusieurs manières, notamment en
- Coordonner l’organisation des bureaux
- La gestion des répertoires des employés
- Faciliter les déménagements et l’utilisation de l’espace
- Gérer les plans d’urgence.
Les gestionnaires d’installations font le lien entre leur lieu de travail et les employés qui y travaillent. Lorsque des problèmes d’aménagement, de sécurité ou de confort se posent, c’est au facility manager de les résoudre.
Cela s’applique également au niveau supérieur. Les facility managers sont chargés de fournir des données de planification essentielles à la direction de l’entreprise et de déterminer l’approche à long terme de l’optimisation du lieu de travail. Leur interaction quotidienne avec le lieu de travail met en lumière les coûts réels et les avantages concurrentiels au niveau des employés.
Établir des processus
Que sont les fonctions de gestion des installations sans un processus pour les régir ? L’établissement de processus apporte de l’ordre sur le lieu de travail. L’ordre crée un système d’attentes, qui engendre une organisation ayant un impact positif sur la façon dont les gens utilisent leur lieu de travail. Le lieu de travail fonctionne grâce à une multitude de processus, notamment :
- La soumission d’une demande de travail
- Réserver un espace dans l’établissement
- L’enregistrement des invités et des visiteurs
- La planification des mesures d’urgence.
Les facility managers ont le double rôle d’identifier les zones de gouvernance et d’adapter les processus pour les couvrir. Chaque fois qu’une nouvelle situation se présente, c’est au facility manager de mettre de l’ordre dans le chaos et de créer un cadre reproductible pour gérer ce scénario à l’avenir.
C’est également en développant des processus que le champ d’action du facility management s’élargit. Les nouveaux processus peuvent impliquer différents départements, employés, actifs, installations et espaces, qui relient les nombreux aspects de l’entreprise.
Entretien et amélioration des installations
Comme son nom l’indique, le facility management est largement ancré dans l’entretien et l’amélioration du bâtiment physique. C’est la réponse la plus courante à la question “Que comprend la gestion des installations ?”.
Mais il s’agit aussi de l’étendue la plus robuste des attentes pour les facility managers. Il ne s’agit pas seulement de s’occuper du bâtiment, mais aussi de cultiver des partenariats, de planifier l’avenir et de gérer les actifs. Voici quelques exemples de ce large éventail de responsabilités :
- Trouver et maintenir des contrats avec les fournisseurs
- Réparation, entretien et amélioration des bâtiments
- Nettoyage et décoration du lieu de travail
- La gestion des biens sur et hors site.
Tout ce qui a trait au bâtiment physique relève de la compétence du gestionnaire des installations. Les installations représentent la deuxième plus grande dépense après la main d’œuvre – c’est le travail d’un gestionnaire d’installations de transformer le lieu de travail en un avantage concurrentiel, au lieu d’un centre de coûts. Il s’agit de s’assurer que les installations répondent aux besoins des personnes qui les utilisent.
Intégration des technologies
Plus que jamais, il est nécessaire que les gestionnaires d’installations comprennent et utilisent la technologie. Les systèmes de gestion du lieu de travail rassemblent des données qui permettent de prendre des décisions cruciales sur la manière de gérer l’entreprise et de façonner le lieu de travail. Identifier et mettre en œuvre la bonne technologie est l’une des principales responsabilités des gestionnaires d’installations.
L’intégration de la technologie physique incombe généralement au service informatique. Cependant, les gestionnaires d’installations ont le premier et le dernier mot sur la façon dont ils sont sélectionnés, utilisés et exploités. Voici quelques exemples de ce à quoi cela ressemble dans un environnement moderne :
- Recherche de dispositifs IoT en fonction des besoins de collecte de données.
- Intégration des dispositifs IoT dans les processus quotidiens des installations
- Déterminer le coût, le retour sur investissement et les avantages des technologies intelligentes.
Utilisation de données agrégées pour mieux comprendre le lieu de travail
À l’aide d’un système de gestion intégrée du lieu de travail (en savoir plus sur ce qu’est le logiciel IWMS), les gestionnaires d’installations peuvent collecter et analyser les données des technologies en réseau pour obtenir des informations sur le lieu de travail. Cela permet de prendre de meilleures décisions sur la manière d’optimiser l’environnement de travail pour les personnes qui l’utilisent.
Il est important de noter que toutes les technologies de bureau ne reposent pas sur la collecte de données. Les systèmes de contrôle d’accès favorisent la sécurité, tandis que les technologies d’automatisation rationalisent les processus.
Et bien que tout appareil ou logiciel en réseau comporte un élément de données, le véritable avantage de la plupart des technologies réside dans leur fonction. Il appartient aux gestionnaires d’installations de comprendre et de tirer parti de cette fonction pour un rentabilité des investissements optimal.
Tout mettre en place pour la gestion des installations
Les facility managers soutiennent les travailleurs directement et indirectement. Ils établissent des processus d’ordre et d’organisation. Ils sont chargés de l’entretien et de l’amélioration des installations elles-mêmes. Ils créent des intégrations complexes afin de tirer parti des données pour réussir.
